Внедрение OPENXML как обменного формата электронного документооборота

Опубликовано: 
Материали междунар. науч.-практ. конф. “Информационные технологии и информационная безопасность в науке, технике и образовании “ИНФОТЕХ-2009”

Электронный документооборот (ЭД) увеличивает производительность труда управленцев, контролирует документацию и упрощает работу с ней. Основной единицей ЭД является XML-документ с электронной цифровой подписью (ЭЦП), гарантирующей свойства конфиденциальности и неопровержимости XML-документов, без которых невозможна организация полностью ЭД.

Организация ЭД подразумевает выполнение определенных требований к виду и формату самого XML-документа и обмена ими. Хорошо организованный ЭД исключает многие недостатки бумажных документов и устраняет «пробелы» в системе документооборота любой организации и страны в целом.

Целью данной статьи – исследование минимаксного (минимум затрат, максимум результатов) пути организации ЭД, основанного на ЭЦП в Украине как в государственных органах, так и на предприятиях.

Для интероперабельного ЭД необходимы две составляющие.

1.     Обменный формат. От обмена данными требуется  возможность прочитывания документов человеком и компьютером. Такими форматами являются OpenXML [2], ODF, PDF, XBRL. Выбор конкретного формата зависит от специфики отрасли, например, OpenXML применим в «классическом» документообороте, а XBRL наиболее подходит для финансовой отчетности.

2.     Механизм, гарантирующий неопровержимость и целостность данных и документов, а также опционально конфиденциальность. Согласно [1] ЭЦП обеспечивают первые два свойства, а при необходимости конфиденциальность можно гарантировать посредством каналов и/или протоколов обмена и вынести за пределы обменного формата.

Отметим важность стандартизации обменных форматов как ключевой составляющей интероперабельного ЭД. Иллюстрацией этого вопроса есть работа по консолидации расходной и доходной части госбюджета Украины при его создании органами власти. Ныне это – слабо структурированные документы в разных форматах: от текстов до форматов dbf. Консолидация всех данных происходит в ручном режиме, не свободном от ошибок, а смоделировать последствия применения бюджета вообще невозможно.

Наличие стандартизированных обменных форматов и ЭД на основе ЭЦП обеспечили бы в кратчайшие сроки построение бюджета, отслеживание его выполнения и моделирование разных вариантов расходования средств. Наличие в составе информационно-аналитической системы подобных инструментов способствовало  бы регулярному улучшению и автоматизации методики формирования бюджета Украины.

Отметим, что проведенные Институтом Кибернетики им. В.М. Глушкова исследования в рамках принятия OpenXML как ISO/IEC29500:2008 «Информационные технологии. Языки описания документов и обработки. Форматы открытых офисных XML-файлов»  показали слабое различия между OpenXML и ebXML [3], как языка eCommerce. Внедрение ЭД на основе OpenXML при условии интероперабельной Национальной системы ЭЦП, является минимаксным путем построения ЭД в Украине. Выбор OpenXML как обменного формата решит проблемы взаимодействия органов и фирм, и будет способствовать развитию eCommerce в Украине.

Другой пример доказывает важность стандартизации ЭД в государственных органах и выгоды для бизнеса. В частности для торговой организации показано ускорение документооборота в 2-4 раза и соответственно денежных средств посредством внедрения ЭД.

 

Библиографический список

1.       Закон України № 852-15 ”Про електронний цифровий підпис”

2.       ISO/IEC 29500:2008 “Information technology ­- Document description and processing languages - Office Open XML File Formats”

3.       ISO/TS 15000:2004 “Electronic business eXtensible Markup Language (ebXML)”